Soluții de care orice companie de asigurare are nevoie

DMS

Soluția Softex de implementare a DMS constă în trei module distincte:

1. O aplicație de management documente comercială . Această are scopul de a stoca și indexa documentele companiei într-o organizare agreată. Prin organizarea fișierelor și configurare, aplicația răspunde fără dificultăți și întârzieri la un volum mare de solicitări/interogări/documente;

2. Un modul puternic de transformare și comunicare cu aplicația comercială, dezvoltat de Softex. Acest modul are că obiective transformarea automată a documentelor într-un format compatibil și acceptat pentru arhivare (ex. comprimare), respectiv comunicarea proceselor (încărcări, căutări, descărcări) cu modulul de stocare. Alte componente ale acestui modul generează automat thumbnails (versiunea redusă a documentelor pentru afișarea în liste), respectiv galerie de imagini;

3. Soluția de integrare cu aplicațiile sursă/destinație pentru documentele arhivate. Dezvoltarea soluției se face fie pe baza oportunităților de integrare deja existente în aceste aplicații, fie prin punerea la dispoziție de API-uri sau servicii care permit altor dezvoltatori utilizarea serviciilor de la punctele de mai sus.

Avantaje aduse de soluția DMS Softex:

  • securitatea accesului la documentele companiei;
  • arhivarea imaginilor generate prin scanarea documentelor pe hârtie și a documentelor generate de aplicațiile interne;
  • controlul accesului și disponibilitatea de la alte locații a documentelor centralizate;
  • indexarea documentelor pe baza informațiilor specifice – metadata;
  • reutilizarea și auditul fișierelor generate de aplicațiile interne;
  • eliminarea costurilor mari legate de procesele de arhivare/stocare, respectiv de obținerea informațiilor arhivate/stocate de tip document;
  • cost operare redus;
  • stocare centralizată a datelor;
  • posibilitatea de integrare pe bază de API sau WebService cu alte aplicații;
  • definire fluxuri de lucru personalizate pe proces și tip de document;
  • acces rapid la informațiile relevante;
  • acces pe bază de drepturi administrabile pentru persoanele/grupurile de persoane din companie.
În plus, DMS poate fi livrat împreună cu un modul de semnătură electronică, acest subsistem asigurând:

  • - certificare pentru semnătură și arhivare electronică;
  • - conformitate cu legislația locală în vigoare referitoare la arhivare (legea 135/2007 în România);
  • - certificare conform standardelor naționale și internaționale referitoare la conformitatea cu prevederile GDPR;
  • - informații referitoare la compania de audit.

Arhivarea poate fi structurată, în măsura în care clientul dorește, în funcție de specificul activității, în arhivare "operațională" sau "legală/juridică"